Directie-secretaresse
Peelgemeenten

HBO, MBO, HAVO   |   Maximaal €3591   |   Schaal 8   |   Regulier   |   Tijdelijk   |   32 - 36 uur
Solliciteer (t/m 14-12-2021)

Samen bouwen aan een stevig sociaal domein in de Peelgemeenten. Dat is de gezamenlijke focus van zes organisaties: GR Peelgemeenten en de gemeenten Asten, Deurne, Gemert- Bakel, Laarbeek en Someren. GR Peelgemeenten is sinds 2017 hét samenwerkingsverband in het sociaal domein van, voor en door de vijf gemeenten. Wij trekken samen op in de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet, Bijzondere bijstand, Minimaregelingen en Schulddienstverlening.

 

De koers ‘Samenwerken door Samen Werken’ geeft inhoud en richting aan de maatschappelijke opgavenwaar onze zes organisaties de komende jaren mee aan de slag gaan. Deze opgaven zijn: Normaliseren, Bevlogen samenwerking rondom de inwoner, Zakelijke samenwerking rondom de inwoner, Datagedreven werken en Excellent werkgeverschap. De Koersagenda 2021 - 2024 is hier een concrete uitwerking van.  

 

Onze jonge, dynamische organisatie telt ruim 100 collega’s en kenmerkt zich door een platte structuur. De aansturing gebeurt door het Management Team, dat bestaat uit drie teammanagers en de algemeen directeur. Voor de ondersteuning van het MT, enkele teams en de programmaleiders zijn we op zoek naar een naaste collega van onze (directie)secretaresses: 

 

DIRECTIE-SECRETARESSE 

32-36 uur per week, functieschaal 8 

 

Jouw uitdaging  

Als organisatorisch en secretarieel talent zorg jij er samen met je collega's voor dat het secretariaat loopt als een geoliede machine. De organisatie kan volledig op jullie vertrouwen; samen bewaken jullie het overzicht. Jij wordt blij van het uitvoeren van complexe secretariële taken. Je signaleert knelpunten en je bewaakt en verbetert het administratieve werkterrein. Je draagt zorg voor beheer en bewerking van digitale bestanden en systemen en zorgt dat kwaliteit gewaarborgd is. Je bewaakt planningen en afspraken en houdt zicht op de voortgang hiervan. Je werkt zelfstandig en flexibel, je hebt een dienstverlenende, pro-actieve instelling en je kunt snel schakelen. Vanzelfsprekend ga je vertrouwelijk en nauwkeurig om met gegevens. 

 

Bijzonder onderdeel in deze functie is de ondersteuning bij het opgavegericht en programmatisch werken. Hiervoor zal de rol van programma-ondersteuner ook bij jou worden belegd.  

Je kernactiviteiten in de rol  van programma-ondersteuner zijn: 

  • Rechterhand van manager Organisatie en Ontwikkeling en programmaleiders 

  • Afspraken maken met de diverse collega’s en stakeholders 

  • Voorbereiden van besprekingen, vergaderingen en vergaderstukken 

  • Regelen van vergaderlocaties regelen 

  • Op verzoek het notuleren van vergaderingen 

  • Beheer agenda manager O&O en programmaleiders 

  • Kwaliteitsbewaking van het projectmanagement binnen het programma 

  • Bewaken planning en voortgang programma-activiteiten (onderhouden programmaplanning, opvolging acties) 

  • Ondersteuning programmaleiders bij het opstellen en updaten van hun programmaplannen 

  • Overige ondersteuning, bv bij het organiseren van interne organisatie brede bijeenkomsten, en verder voorkomende activiteiten binnen het programma 

 

Daarnaast werk je nauw samen met je collega-secretaresses en dragen jullie een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor onderstaande taken als directie-secretaresse: 

  • Het uitvoeren van alle voorkomende secretariële, administratieve taken t.b.v. bestuur, management en bedrijfsvoering (breed werkterrein) 

  • Zorg dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van diverse vergaderingen en bijeenkomsten 

  • Kernachtig en met gevoel voor de juiste toon en verhoudingen notuleren, bewaken van agenda’s, afspraken en termijnen plannen 

  • Zorg dragen voor inkomende post en mailbeheer van MT en secretariaat, documentbeheer (ondertekening stukken, uitgaande post, archivering) 

  • Organiseren van afspraken, bijeenkomsten en activiteiten, verrichten van representatieve taken 

  • Organiseren van de logistieke planning (vergaderschema’s) en het beheer van afspraken en agenda´s van het MT 

 

Jouw profiel  

  • Een afgeronde, relevante MBO+/HBO opleiding of HAVO/VWO met een secretariële opleiding b.v. Schoevers 

  • Minimaal 3 jaar ervaring op secretarieel gebied, ervaring op gebied van programmamanagement is een pré 

  • Een zeer handige gebruiker van de MS Office applicaties, met name Outlook, Teams, PowerPoint, Word en Excel, bij voorkeur ook ervaring met applicaties als Miro en Canva 

  • Goede beheersing van de Nederlandse taal 

  • Een planner en organisatietalent, flexibel en stressbestendig die pro-actief een servicegerichte rol invult. 

 

Wij bieden  

  • een afwisselende functie voor 32-36 uur per week 

  • salaris van functieniveau 8 (maximaal € 3.591,- bruto per maand op basis van 36 uur per week, peildatum 1 oktober 2020). De functie Directie-secretaresse is geplaatst in de HR21-functie Medewerker en secretariële administratie I  

  • individueel keuzebudget ter hoogte van 17,05% van je brutosalaris 

  • uitstekend pakket arbeidsvoorwaarden (met o.a. uitruil woon-werkverkeer, aan- en verkoop verlofuren, plaats- en tijdonafhankelijk werken, collectieve kortingen op verzekeringen en vitaliteitsbudget)  

  • een goed ingerichte thuiswerkplek 

  • een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, met de intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd 

 

Meer informatie?  

Bel voor een toelichting op de functie met Linda Ceelen, Teamleider Bedrijfsvoering, 06 14760418.  

Voor vragen over het verloop van de procedure kun je terecht bij Susanne van Zutphen, P&O adviseur personeelszaken@peelgemeenten.nl , 06 14 76 03 57.      

 

Solliciteren?  

Wil je solliciteren, reageer dan vóór 15 december 2021 via www.werkeninzuidoostbrabant.nl op deze vacature onder vermelding van vacaturenummer 2021-14. De selectiegesprekken vinden plaats op woensdag 22 december 2021.

Competenties

Flexibiliteit
Integriteit
Stressbestendigheid
Mondelinge communicatie
Samenwerken
Initiatief
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren
Resultaatgerichtheid

Bijlagen

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op WerkenInZuidoostBrabant.nl?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief*

Curriculum vitae*

Bijlage(n)

Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website