Managementassistent
Gemeente Best

Managementassistent

24 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 4 dagen

Schaal 7

In deze functie ben je van onschatbare waarde voor de afdelingsmanager en de teamleiders. Je bent een spin in het web voor de medewerkers van de afdeling Regie en Ontwikkeling Ruimte.

Wat worden je taken?

Je wordt managementassistent voor de afdeling Regie & Ontwikkeling - Ruimte. We zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van (strategische) projecten en beleid voor ruimtelijke vraagstukken op het gebied van ruimtelijke plannen, wonen, mobiliteit, duurzaamheid, ontwikkeling buitengebied en erfgoed. Het is een beleidsafdeling waar ruim 25 vaste medewerkers en ongeveer 15 externen werkzaam zijn. De afdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanager en een teamleider.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een enthousiaste en energieke managementassistent met een klant- en resultaatgerichte houding. Je vindt samenwerken vanzelfsprekend, bent proactief en je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je werkzaamheden zijn heel afwisselend:

• Verrichten van voorkomende (complexe) ondersteunende werkzaamheden op secretarieel administratief gebied. Je bent onder andere verantwoordelijk voor agendabeheer, afhandeling brieven, managementrapportages, planning en voortgang, administratie, notulen en digitale postbus beheer.
• Plannen en organiseren van de HR-cyclus. Je zorgt voor de uitnodiging en benodigde stukken.
• Bijhouden van opleidingsplannen, tijdig aanmaken van opleidingsovereenkomsten, verwerken administratieve acties voortkomend uit opleidingen (facturen, tijdregistratie, etc.).
• Bijhouden van externe inhuur, controleren van tijdregistraties bij declaraties, tijdige signalering afloop, opstellen aanvraagformulieren, aanmaken en afmelden werkplekformulieren.
• Opstarten van het introductieprogramma nieuwe medewerkers, aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers, je zorgt dat de nieuwe medewerkers zich welkom en snel thuis voelen, zodat zij een snelle start kunnen maken.
• Verwerken van facturen in ons facturatiesysteem Coda.
• Bijhouden en verwerken van poststukken in documentmanagementsysteem Corsa.
• Het voorbereiden van portefeuillehouders overleggen met wethouders.
• Administratieve en secretariële ondersteuning voor projecten en op afdelingsniveau.
• Afstemmen en samenwerken met de managementassistentes van de andere afdelingen.

Beschik je nog niet over alle competenties, maar vind je het leuk om je hierin verder te ontwikkelen? Ook dan komen we graag met jou in contact!

Waar mag jij op rekenen?

De salariëring is gebaseerd op schaal 7 en bedraagt minimaal € 2545 en maximaal € 3612 bpm (fulltime basis, peildatum 2 januari 2023). Daarnaast heb je recht op een individueel keuzebudget van 17,05%. Afhankelijk van de kandidaat (ervaring) kan inschaling in de aanloopschaal tot de mogelijkheden behoren.

De vacature betreft een vaste formatieplaats. We starten met een tijdelijke arbeidsovereenkomst, na evaluatie van het functioneren kan overgegaan worden tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Onze organisatie heeft flexibele werktijden, de communicatielijnen zijn kort en we stimuleren persoonlijk leiderschap en ontwikkeling. Een smartphone behoort tot de meeste functies!

Meer informatie? Geïnteresseerd?

Wil je meer weten over de functie om te kijken of er een mogelijke match is? Neem dan contact op met Carola Fasol, Afdelingsmanager Regie & Ontwikkeling Ruimte, 0499-360418, c.fasol@gembest.nl.

Wil jij je talent benutten en jezelf ontwikkelen in deze leuke functie? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren. Dit doe je door je cv met uitgebreide motivatie te uploaden op de site www.werkeninzuidoostbrabant.nl. Je sollicitatie richt je aan Letty Oostendorp P&O-adviseur.

Een assessment en antecedentenonderzoek kunnen deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Bij indiensttreding zijn een integriteitsverklaring en Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Let op, na de sluitingstermijn is de vacaturetekst niet meer zichtbaar.

Meer weten over de organisatie gemeente Best?

Gemeente Best is een ambitieuze gemeente én organisatie in Zuidoost Brabant: een van de slimste regio’s van de wereld.

In beweging!

Onze organisatie is volop in beweging. Door uitdagingen die nieuwe wet- en regelgeving met zich meebrengt, zoals de Omgevingswet. Maar ook omdat we een goede dienstverlening naar inwoners en organisaties belangrijk vinden. Met als randvoorwaarde dat we een betrouwbare overheid willen zijn, zeggen wat je doet en doen wat je zegt. We vinden het belangrijk om te werken vanuit ‘de bedoeling’. Meer hierover weten? Zie: https://omooc.nl/moocs/werken-vanuit-de-bedoeling/

Onze medewerkers

Als medewerkers van de gemeente Best zijn we met zijn allen verantwoordelijk voor de kracht van de samenleving. We organiseren wat nodig is om Best verder te brengen. We kennen onze mogelijkheden en beperkingen waardoor we aanvullend talent voor het juiste doel inzetten. In Best ligt de verantwoordelijkheid niet per definitie hoog of laag. Het gaat om het nemen van je eigen verantwoordelijkheid en de inzet van de juiste persoon op de juiste plek. We staan voor onze kernwaarden: respect, eigen kracht, samendoen, eenvoudig en realisme.  Werken voor Best geeft ons voldoening. We dragen bij aan een prettige samenleving.

Prettig werken!

Prettig werken vinden we belangrijk voor onze medewerkers. Dat begint met een goede sociale cao, de cao Gemeenten. Daarnaast hebben we onze lokale regelingen van de gemeente Best.

We hebben diverse acties en voorzieningen die gericht zijn op een positieve werkbeleving. Denk hierbij aan het verstrekken van fruit, de sponsoring van de personeelsvereniging en sportevenementen en het beschikbaar stellen van een budget voor teamuitjes. Verder hebben we een regeling om fiscaal gunstig een fiets te kopen, kunnen de meeste medewerkers hun werktijden flexibel indelen en voorziet een attentieregeling in aandacht voor bijzondere gebeurtenissen rondom een individuele medewerker. Indirect werken we aan een optimaal werkklimaat door werkprocessen en systemen zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Leidinggevenden sturen op een gezonde werkdruk en goede werkhoudingen.

Daarnaast is de gemeente Best uitstekend te bereiken, met aansluiting op de A2, A58 en een treinstation op loopafstand.

Meer weten over de gemeente Best en/of de gemeente Best als werkgever? Kijk dan op onze website https://www.gemeentebest.nl/werken-bij-de-gemeente-best of onze Facebook- of Twitterpagina!

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.